Wartezeiten bei der bKV erfolgreich vermeiden
Eine neue Mitarbeiterin tritt am Ersten des Monats ein, der Zahnarzttermin steht bereits fest, doch die betriebliche Krankenversicherung greift erst nach einer Wartezeit von mehreren Monaten. Für Personalverantwortliche ist das eine unangenehme Überraschung, gerade wenn die bKV als Argument im Bewerbungsgespräch diente. Die gute Nachricht vorweg: Wartezeiten lassen sich bei den meisten Budgettarifen vermeiden oder zumindest deutlich verkürzen, wenn der Vertrag von Anfang an richtig aufgesetzt wird.
Eine Wartezeit ist der Zeitraum zwischen Vertragsbeginn und dem Moment, ab dem eine versicherte Person Leistungen tatsächlich abrufen kann. In der klassischen privaten Krankenversicherung sind eine allgemeine Wartezeit von rund drei Monaten sowie besondere Wartezeiten von bis zu acht Monaten für Bereiche wie Zahnersatz oder Psychotherapie üblich. Diese Fristen sollen verhindern, dass jemand eine Versicherung erst dann abschließt, wenn eine Behandlung bereits absehbar ist. Bei betrieblichen Gruppenverträgen gilt jedoch eine andere Logik, weil nicht Einzelpersonen, sondern die gesamte Belegschaft oder eine definierte Gruppe von Beschäftigten gemeinsam versichert wird.
Genau darin liegt der Hebel, um Wartezeiten zu vermeiden. Viele Anbieter von Budgettarifen – Tarife mit einem festen jährlichen Gesundheitsbudget, aus dem Beschäftigte Rechnungen für Zahnreinigung, Sehhilfen, Heilpraktikerleistungen oder Vorsorge erstatten lassen können – verzichten bei Gruppenverträgen auf Wartezeiten und auf eine Gesundheitsprüfung, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu zählt üblicherweise eine Mindestanzahl an teilnehmenden Beschäftigten sowie eine hohe Beteiligungsquote innerhalb der versicherten Gruppe. Je geringer das Risiko einer gezielten Selbstauswahl durch besonders gesundheitlich belastete Personen, desto eher verzichten Versicherer auf die sonst üblichen Schutzmechanismen.
bKV Wartezeiten vermeiden durch richtige Vertragsgestaltung
Damit dieser Verzicht greift, muss der Arbeitgeber in der Regel ein sogenanntes Obligatorium vereinbaren, also die verbindliche Teilnahme aller Beschäftigten oder einer klar abgegrenzten Gruppe, etwa aller Vollzeitkräfte oder aller Mitarbeitenden ab einer bestimmten Betriebszugehörigkeit. Ein Obligatorium schließt aus, dass sich nur diejenigen anmelden, die absehbar Leistungen benötigen. Für den Arbeitgeber bedeutet das zugleich einen Verlust an Flexibilität: Er kann nicht einzelnen Beschäftigten die Teilnahme freistellen, ohne die Bedingungen für den Wartezeitverzicht zu gefährden. Wer stattdessen eine freiwillige Teilnahme wünscht, muss in vielen Fällen Wartezeiten und Gesundheitsfragen für die Teilnehmenden in Kauf nehmen, die nicht von Anfang an dabei sind.
Ein zweiter Baustein betrifft neu eingestellte Beschäftigte. Damit auch sie ohne Wartezeit und ohne Gesundheitsprüfung aufgenommen werden, sehen viele Gruppenverträge eine Beitrittsfrist vor: Wer innerhalb eines festgelegten Zeitraums nach Arbeitsbeginn, häufig wenige Wochen, dem Vertrag beitritt, wird wie die Belegschaft zum Stichtag behandelt. Verstreicht diese Frist, kann eine spätere Aufnahme wieder an Wartezeiten oder eine Gesundheitsprüfung geknüpft sein. Für die Personalabteilung folgt daraus ein organisatorischer Punkt: Die Anmeldung zur bKV sollte fest in den Onboarding-Prozess eingebaut werden, damit keine Fristen verstreichen.
In diesem Zusammenhang lohnt sich auch ein Blick auf diesen Artikel zum Thema: bKV für Minijobber und Teilzeitkräfte.
Wartezeiten in der bKV: Weitere Aspekte
Ob und in welchem Umfang ein Anbieter auf Wartezeiten verzichtet, hängt außerdem von der gewählten Budgetstufe und der Vertragsgestaltung ab. Die Budgetstufen liegen üblicherweise bei 300, 600, 900 oder 1.200 Euro im Jahr, wobei höhere Budgets teils strengere Voraussetzungen an die Gruppengröße oder die Beteiligung stellen. Ein pauschales Versprechen, dass jeder Budgettarif automatisch wartezeitfrei ist, wäre unseriös. Vielmehr lohnt ein Blick in die Versicherungsbedingungen des jeweiligen Angebots, bevor eine Entscheidung fällt.
Aus Arbeitgebersicht steht diesem Verzicht auf Wartezeiten ein klarer Nutzen gegenüber: Neue Beschäftigte erleben den Zusatznutzen sofort, was ihn als Argument im Recruiting greifbarer macht, und bestehende Mitarbeitende müssen nicht erst Monate warten, um die zugesagte Leistung tatsächlich nutzen zu können. Zugleich ist der Aufwand nicht zu unterschätzen. Ein Obligatorium verpflichtet den Betrieb, sich um eine gleichmäßige Regelung für alle betroffenen Beschäftigten zu kümmern, üblicherweise in Form einer Versorgungsordnung, also einer innerbetrieblichen Regelung, die festlegt, wer in welchem Umfang Anspruch auf die Leistung hat. Diese Ordnung muss gepflegt werden, etwa wenn neue Beschäftigtengruppen hinzukommen oder sich die Struktur des Betriebs ändert.
Passend dazu haben wir einen weiteren Beitrag zum Thema: bKV Obligatorium oder freiwillige Teilnahme.
Gegen eine verpflichtende Gruppenlösung kann sprechen, dass der Arbeitgeber die Kosten für alle Beschäftigten trägt, auch für jene, die das Budget kaum in Anspruch nehmen, während eine freiwillige Lösung punktuell günstiger wirken kann, dafür aber Wartezeiten und Gesundheitsfragen für später eintretende Personen mit sich bringt. Ebenso ist zu bedenken, dass ein Absinken der Beteiligungsquote, etwa durch Fluktuation oder Umstrukturierung, dazu führen kann, dass ein Versicherer die günstigen Aufnahmebedingungen für neue Mitarbeitende nicht mehr in vollem Umfang gewährt. Ein Wechsel des Anbieters oder Tarifs sollte diesen Punkt deshalb immer mitdenken.
Steuerlich wird das Gesundheitsbudget einer bKV in vielen Konstellationen als Sachbezug behandelt, also als geldwerter Vorteil in Form einer Sachleistung statt einer Geldzahlung. Für Sachbezüge gilt eine monatliche Freigrenze, bis zu deren Höhe kein Arbeitslohn im steuer– und beitragsrechtlichen Sinn entsteht, sofern die Voraussetzungen der Finanzverwaltung erfüllt sind. Wird diese Grenze überschritten oder werden die Voraussetzungen nicht eingehalten, ist der gesamte Betrag lohnsteuer– und sozialversicherungspflichtig zu behandeln, nicht nur der übersteigende Teil. Ob und wie ein bKV-Budget im Einzelfall als Sachbezug gilt und welche monatliche Grenze konkret anzuwenden ist, hängt von der Ausgestaltung des Vertrags ab und ist mit dem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt zu klären.
In der praktischen Erfahrung von Betrieben, die eine bKV bereits eingeführt haben, wird die sofortige Nutzbarkeit des Budgets häufig als der Punkt genannt, der den Unterschied zwischen einer Leistung, die tatsächlich wahrgenommen wird, und einer, die nur auf dem Papier existiert, ausmacht. Eine Wartezeit von mehreren Monaten kann dazu führen, dass Beschäftigte den Nutzen der bKV zunächst gar nicht spüren und die Maßnahme entsprechend wenig Wirkung auf die wahrgenommene Attraktivität des Arbeitgebers entfaltet. Belastbare, verallgemeinerbare Zahlen dazu, wie stark sich dies auf Bindung oder Bewerberzahlen auswirkt, lassen sich pauschal nicht benennen; die Wirkung hängt von Branche, Betriebsgröße und der sonstigen Vergütungsstruktur ab.
Wer die Wartezeit für die eigene Belegschaft möglichst gering halten möchte, sollte daher nicht nur auf die Höhe des Budgets schauen, sondern gezielt nach den Aufnahmebedingungen fragen: Ab welcher Gruppengröße und Beteiligungsquote verzichtet der Anbieter auf Wartezeit und Gesundheitsprüfung, wie lang ist die Beitrittsfrist für neue Beschäftigte, und was passiert, wenn die Beteiligung im Zeitverlauf sinkt. Der naheliegende nächste Schritt ist ein Gespräch mit einem auf bKV spezialisierten Versicherungsmakler, der die Bedingungen verschiedener Anbieter im Detail vergleichen und auf die konkrete Beschäftigtenstruktur des Betriebs zuschneiden kann.
Hinweis: Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen zu steuerlichen Fragen und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Steuersachen sind nur die in § 3 Steuerberatungsgesetz genannten Personen befugt, insbesondere Steuerberaterinnen und Steuerberater. Angaben ohne Gewähr; maßgeblich ist die jeweils geltende Rechtslage.
Häufig gestellte Fragen
Was sind Wartezeiten in der bKV?
Wartezeiten sind Zeiträume, in denen Versicherte keine Leistungen abrufen können, nachdem sie einen Vertrag abgeschlossen haben. Diese Fristen sollen verhindern, dass Versicherte erst kurz vor einer Behandlung eine Versicherung abschließen.
Wie lassen sich Wartezeiten vermeiden?
Wartezeiten lassen sich vermeiden, indem Arbeitgeber ein Obligatorium vereinbaren und sicherstellen, dass eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitenden am Vertrag teilnimmt. Zudem können Beitrittsfristen für neu eingestellte Mitarbeitende helfen.
Was ist ein Obligatorium?
Ein Obligatorium ist eine verbindliche Teilnahme aller Beschäftigten an der betrieblichen Krankenversicherung. Es stellt sicher, dass sich nicht nur Mitarbeitende anmelden, die bereits Leistungen benötigen.
Welche Rolle spielt die Budgetstufe?
Die Budgetstufe beeinflusst, ob und wie lange Wartezeiten anfallen. Höhere Budgets können strengere Anforderungen an Gruppengröße und Beteiligung stellen, was sich auf die Verfügbarkeit von Leistungen auswirkt.
Wie wird das Gesundheitsbudget steuerlich behandelt?
Das Gesundheitsbudget kann als Sachbezug behandelt werden, was bedeutet, dass es bis zu einer bestimmten Freigrenze steuerfrei bleibt. Überschreitungen können zu steuerlichen Verpflichtungen führen.
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