Wenn im Rahmen der Jahresplanung die Kosten für die betriebliche Krankenversicherung (bKV) auf den Tisch kommen und die Beiträge seit Einführung spürbar gestiegen sind, stellt sich für viele Arbeitgeber die naheliegende Frage: Lässt sich die bKV einfach wieder kündigen, so wie ein Softwareabo oder ein Wartungsvertrag? Die Antwort darauf ist nicht einheitlich und hängt davon ab, welche Ebene der bKV gemeint ist – und genau diese Unterscheidung wird in der Praxis häufig übersehen.
Rechtlich sind bei einer bKV nämlich zwei Verhältnisse zu trennen. Das eine ist der Versicherungsvertrag zwischen dem Betrieb als Versicherungsnehmer und dem Versicherer, meist ein Gruppenvertrag auf Basis eines sogenannten Budgettarifs – ein Tarif, bei dem der Arbeitgeber pro Beschäftigtem ein jährliches Gesundheitsbudget finanziert, das für Zusatzleistungen wie Zahnersatz, Sehhilfen oder Vorsorge eingesetzt werden kann. Dieser Vertrag lässt sich wie jeder Versicherungsvertrag nach den vereinbarten Fristen kündigen, in der Regel zum Ende eines Versicherungsjahres mit einer Frist von häufig drei Monaten. Das andere Verhältnis ist die Zusage, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden gegenüber gemacht hat. Und diese Zusage endet nicht automatisch, nur weil der Versicherungsvertrag ausläuft.
Wie diese Zusage im Einzelfall rechtlich einzuordnen ist, hängt davon ab, wie sie zustande gekommen ist. Wurde die bKV in Arbeitsverträgen als Leistung festgeschrieben, über eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat geregelt oder in einer Versorgungsordnung dokumentiert – einem internen Regelwerk, das festlegt, wer unter welchen Voraussetzungen welche Leistung erhält –, dann ist eine einseitige Beendigung durch den Arbeitgeber grundsätzlich nur im Rahmen der dort vorgesehenen Kündigungs- oder Änderungsmechanismen möglich. Fehlt eine solche Regelung, kann sich sogar aus wiederholtem Verhalten eine Bindung ergeben, die als betriebliche Übung bezeichnet wird: Gewährt ein Arbeitgeber eine Leistung mehrfach vorbehaltlos, kann daraus nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ein Anspruch der Beschäftigten entstehen, den er nicht ohne Weiteres wieder entziehen kann.
Deshalb lautet die kurze Antwort auf die Ausgangsfrage: Der Versicherungsvertrag lässt sich kündigen, die Leistung gegenüber der Belegschaft aber unter Umständen nicht ohne Weiteres. Ob und wie eine Beendigung arbeitsrechtlich zulässig ist, hängt maßgeblich davon ab, ob bei Einführung der bKV ein klarer und wirksamer Freiwilligkeits- oder Widerrufsvorbehalt vereinbart wurde. Ein solcher Vorbehalt muss bestimmten inhaltlichen Anforderungen genügen, damit er einer arbeitsgerichtlichen Prüfung standhält; pauschale oder unklare Formulierungen reichen dafür nach ständiger Rechtsprechung regelmäßig nicht aus. Ob ein konkret formulierter Vorbehalt trägt, ist eine Frage des Einzelfalls und sollte im Zweifel arbeitsrechtlich geprüft werden.
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bKV kündigen als Arbeitgeber: Gleichbehandlungsgrundsatz beachten
Ein weiterer Punkt, der bei der Beendigung einer bKV zu beachten ist, betrifft den Gleichbehandlungsgrundsatz. Wird die bKV nicht für die gesamte Belegschaft, sondern nur für einzelne Gruppen beendet, muss ein sachlicher Grund für diese Differenzierung vorliegen. Willkürliche Unterscheidungen, etwa nach Standort oder Abteilung ohne nachvollziehbaren Anlass, können arbeitsrechtlich angreifbar sein. Wurde die bKV dagegen von vornherein als Obligatorium eingeführt, also als verpflichtende Absicherung für alle Beschäftigten einer definierten Gruppe, betrifft eine Beendigung ohnehin die gesamte Gruppe gleichermaßen, was die Frage der Gleichbehandlung entschärft, aber die Frage der individuellen Zusage nicht ersetzt.
Neben den arbeitsrechtlichen Fragen sind bei einer Kündigung praktische Punkte zu klären, die im Versicherungsvertrag selbst geregelt sind. Dazu gehört, was mit bereits angesammelten oder noch nicht abgerufenen Budgets aus dem laufenden Jahr geschieht, ob eine sogenannte Nachhaftung für Leistungsfälle besteht, die noch vor dem Kündigungstermin entstanden sind, und welche Fristen für eine ordentliche Kündigung überhaupt gelten. Diese Details unterscheiden sich zwischen Anbietern und Tarifen, weshalb ein Blick in den Versicherungsschein und die Versicherungsbedingungen vor jeder Kündigungsentscheidung unerlässlich ist.
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Steuerliche Aspekte der bKV Kündigung
Steuerlich ist die bKV für die Beschäftigten in der Regel als Sachbezug ausgestaltet, also als geldwerter Vorteil in Form einer Sachleistung statt einer Geldzahlung. Für Sachbezüge gilt nach dem Einkommensteuerrecht eine monatliche Freigrenze, innerhalb derer keine Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen; wird sie überschritten, ist der gesamte Betrag steuer– und beitragspflichtig, nicht nur der übersteigende Teil. Wird die bKV beendet, entfällt diese Bewertung schlicht für die Zukunft; rückwirkende steuerliche Folgen ergeben sich aus der Beendigung selbst grundsätzlich nicht. Ob im konkreten Fall besondere Übergangsfragen entstehen, etwa bei unterjähriger Kündigung oder bei parallel laufenden anderen Sachbezügen, ist eine Frage, deren Beurteilung dem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt obliegt.
Aus betrieblicher Sicht sprechen mehrere Gründe für eine Beendigung oder zumindest eine Überprüfung der bestehenden bKV: gestiegene Beiträge, eine veränderte Personalstruktur nach Restructuring oder Fusion, oder die Erkenntnis, dass die gewählte Budgetstufe von der Belegschaft kaum genutzt wird. Umgekehrt sprechen gegen eine vollständige Kündigung der wahrgenommene Vertrauensverlust bei den Beschäftigten, ein möglicher Reputationsschaden bei Bewerbern, für die die bKV Teil des Gesamtpakets war, sowie der Verwaltungsaufwand, eine einmal eingeführte Leistung rechtssicher wieder abzuwickeln. In der Praxis entscheiden sich deshalb viele Betriebe nicht für eine vollständige Beendigung, sondern für einen Wechsel des Anbieters oder eine Anpassung der Budgethöhe, wobei die Budgetstufen bei den meisten Anbietern üblicherweise bei 300, 600, 900 oder 1.200 Euro im Jahr liegen und sich damit flexibel an ein verändertes Budget anpassen lassen, ohne die Zusage gegenüber der Belegschaft insgesamt infrage zu stellen.
Wer als Arbeitgeber konkret über eine Beendigung oder Anpassung der bKV nachdenkt, sollte zunächst zwei Dokumente prüfen: den Versicherungsschein mit den dort genannten Kündigungsfristen und -terminen sowie die interne Versorgungsordnung oder den Arbeitsvertrag mit der Frage, ob und wie ein Widerruf dort vorgesehen ist. Erst auf dieser Grundlage lässt sich seriös einschätzen, ob eine Kündigung ohne Weiteres möglich ist, eine einvernehmliche Änderung mit dem Betriebsrat erforderlich wird oder arbeitsrechtlicher Rat eingeholt werden sollte. Als Versicherungsmakler werden wir im Auftrag unserer Kunden tätig und können in einem solchen Fall zunächst die vertraglichen Fristen und Alternativen zum bestehenden Tarif klären, bevor eine endgültige Entscheidung über Kündigung, Anbieterwechsel oder Anpassung der Budgethöhe fällt.
Hinweis: Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen zu steuerlichen und rechtlichen Fragen und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Steuersachen sind nur die in § 3 Steuerberatungsgesetz genannten Personen befugt, insbesondere Steuerberaterinnen und Steuerberater. Eine Rechtsberatung im Einzelfall dürfen nur die dazu befugten Personen leisten, insbesondere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte. Angaben ohne Gewähr; maßgeblich ist die jeweils geltende Rechtslage.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die bKV jederzeit kündigen?
Die Kündigung der bKV ist an bestimmte Fristen gebunden, die im Versicherungsvertrag festgelegt sind. In der Regel beträgt die Kündigungsfrist drei Monate zum Ende des Versicherungsjahres.
Was passiert mit den Zusagen an die Mitarbeiter?
Die Zusagen an die Mitarbeiter enden nicht automatisch mit der Kündigung des Versicherungsvertrags. Diese müssen gesondert betrachtet werden.
Gibt es rechtliche Risiken bei der Kündigung?
Ja, insbesondere wenn die bKV in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen geregelt ist. Eine einseitige Kündigung kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Wie beeinflusst die bKV die Steuerlast der Mitarbeiter?
Die bKV wird in der Regel als Sachbezug behandelt, was steuerliche Freigrenzen mit sich bringt. Bei Beendigung entfallen diese Vorteile für die Zukunft.
Welche Alternativen zur Kündigung gibt es?
Alternativen zur Kündigung sind ein Wechsel des Anbieters oder eine Anpassung der Budgethöhe, um die bKV weiterhin attraktiv zu gestalten.
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