Leitfaden für Arbeitgeber
bKV einführen: Steuern, Lohnabrechnung, Arbeitsrecht und Datenschutz
Der Gruppenvertrag regelt den Versicherungsschutz. Wie die betriebliche Krankenversicherung versteuert, abgerechnet, zugesagt und datenschutzrechtlich abgesichert wird, entscheidet Ihr Betrieb – am besten, bevor der Vertrag beginnt.
Vier Fragen vor dem Start
Binden Sie Ihre Steuerberatung ein, bevor Sie den Gruppenvertrag beantragen – Vertrag, Versteuerung und Zusage müssen zueinander passen.
Wie wird die bKV versteuert?
Als Sachbezug bleibt sie bis 50 Euro im Monat steuer- und sozialabgabenfrei. Darüber gibt es drei Wege, bei denen die Beschäftigten trotzdem nichts zuzahlen müssen.
Was heißt das für die Lohnabrechnung?
Sachbezüge lückenlos dokumentieren, die Freigrenze jeden Monat prüfen, Zahlweise und Stichtage passend wählen und die Beschäftigten über die Versteuerung informieren.
Welche arbeitsrechtliche Regelung braucht es?
Eine Betriebsvereinbarung, eine Versorgungsordnung oder eine Einzelvereinbarung – mit klaren Aussagen zu Personenkreis, Leistung, Kosten, entgeltfreien Zeiten und Beendigung.
Was gilt beim Datenschutz?
Der Arbeitgeber meldet Beschäftigte an den Versicherer. Dafür braucht er eine Rechtsgrundlage: Einwilligung oder Betriebsvereinbarung.
Sachbezug und 50-Euro-Freigrenze
Bis 50 Euro im Monat bleibt der Versicherungsschutz lohnsteuerfrei und zählt nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).
Sachbezug oder Barlohn?
Sachbezug ist die bKV, wenn die Beschäftigten nur den Versicherungsschutz verlangen können – keine Auszahlung an seiner Stelle. Das gehört ausdrücklich in die arbeitsrechtliche Regelung. Können Beschäftigte stattdessen Geld verlangen, ist die bKV Barlohn und die Freigrenze entfällt.
Freigrenze, nicht Freibetrag
- In die Grenze zählen alle Sachbezüge desselben Monats – bKV-Beitrag, Tankgutschein, Jobticket –, soweit sie nicht pauschal versteuert werden.
- Wird sie überschritten, und sei es um einen Cent, sind sämtliche Sachbezüge des Monats steuerpflichtig.
- Bei halbjährlicher oder jährlicher Zahlung zählt der ganze Beitrag im Monat der Zahlung. Wer die Freigrenze nutzt, zahlt deshalb in aller Regel monatlich.
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Wenn der Beitrag über 50 Euro liegt
Reicht die Freigrenze nicht, bleiben drei Wege. In der Praxis wird meist einer gewählt, bei dem die Beschäftigten keine eigenen Kosten haben.
| Pauschalierung § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG | Pauschalierung § 37b EStG | Nettolohnversteuerung | |
|---|---|---|---|
| Lohnsteuer | Besonderer Pauschalsteuersatz, für den Betrieb ermittelt; trägt Arbeitgeber oder Beschäftigte | Pauschal 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer; trägt Arbeitgeber oder Beschäftigte | Individuell über die Gehaltsabrechnung; der Arbeitgeber gleicht aus |
| Sozialversicherung | beitragsfrei | beitragspflichtig; der Arbeitgeber kann auch den Arbeitnehmeranteil übernehmen | beitragspflichtig; der Arbeitgeber trägt Steuern und Abgaben vollständig |
| Zahlweise | halbjährlich oder jährlich | monatlich oder mehrmonatlich | monatlich oder mehrmonatlich |
| Zu beachten | Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt; üblicherweise ab 20 Beschäftigten; höchstens 1.000 € je Person und Jahr | Bis 10.000 € je Person und Jahr; übernommene Steuern und Abgaben sind selbst wieder steuer- und beitragspflichtig | Der Bruttolohn wird so erhöht, dass das bisherige Netto ausgezahlt wird |
Pauschal versteuert heißt: Die Freigrenze bleibt frei. Pauschal versteuerte bKV-Beiträge zählen bei der monatlichen Prüfung der 50-Euro-Grenze nicht mit. Für die Pauschalierung nach § 40 EStG empfiehlt sich vorab eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt (§ 42e EStG) – sie ist gebührenfrei.
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Was kostet welche Versteuerung?
Mehrkosten des Arbeitgebers je Monat und Person bei 35 Euro Beitrag. Die Beschäftigten bekommen in allen Varianten dasselbe Netto wie ohne bKV.
Annahmen: Steuerjahr 2026, 3.000 Euro Bruttogehalt, Steuerklasse I, ledig, keine Kinder, Kirchensteuer 9 % (bei Pauschalierung 7 %), in allen Zweigen sozialversicherungspflichtig, Krankenversicherung 14,6 % zuzüglich 2,89 % Zusatzbeitrag; die bKV ist Sachlohn. Bei § 37b EStG trägt der Arbeitgeber auch den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung. Für § 40 EStG ist ein Pauschalsteuersatz von 30 % angenommen – der tatsächliche Satz hängt von der Gehaltsstruktur im Betrieb ab; die (halb-)jährliche Zahlung ist zum Vergleich auf den Monat umgerechnet. Beispielrechnung nach Angaben eines Versicherers, Stand März 2026; Rundungsdifferenzen möglich. Die Werte ersetzen keine Berechnung für Ihren Betrieb.
Lohnabrechnung in der Praxis
Sechs Punkte, die Ihre Lohnbuchhaltung vor dem ersten Beitrag kennen sollte.
Sachbezüge erfassen
Jede Zuwendung im Lohnkonto dokumentieren – bKV-Beitrag ebenso wie Gutscheine, Jobticket oder Essenszuschuss.
Freigrenze monatlich prüfen
Die Summe aller nicht pauschal versteuerten Sachbezüge je Person und Monat gegen die 50 Euro halten. Eine neue Zuwendung kann die bKV für den Monat steuerpflichtig machen.
Zahlweise festlegen
Monatlich, wenn die Freigrenze genutzt wird; halbjährlich oder jährlich bei Pauschalierung nach § 40 EStG.
Ein- und Austritte regeln
Neue Beschäftigte sind unverzüglich anzumelden, wenn der Vertrag nichts anderes bestimmt. Bei (halb-)jährlicher Zahlung wird dann ein Teilbeitrag fällig.
Entgeltfreie Zeiten abbilden
Elternzeit, Pflegezeit, längere Krankheit: Viele Tarife sehen eine Beitragsbefreiung vor. Ob und wie lange, steht in den Bedingungen des Tarifs.
Beschäftigte informieren
Die Mitteilung über die Versteuerung zeitnah zur Zuwendung geben, zum Beispiel mit der arbeitsrechtlichen Regelung.
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Arbeitsrecht und Datenschutz
Die Zusage an die Beschäftigten
Eine Betriebsvereinbarung (mit Betriebsrat), eine Versorgungsordnung als Gesamtzusage (ohne Betriebsrat) oder eine Einzelvereinbarung regelt, wer die bKV bekommt, was geleistet wird, wer zahlt, was in entgeltfreien Zeiten gilt und wie die Zusage endet. Sie ist auch die Grundlage dafür, dass das Finanzamt die gewählte Versteuerung anerkennt.
Die Weitergabe der Mitarbeiterdaten
Für die Anmeldung übermittelt der Arbeitgeber Daten seiner Beschäftigten an den Versicherer. Das braucht eine Rechtsgrundlage:
- die freiwillige, schriftliche Einwilligung – nach Aufklärung über Zweck und Widerrufsrecht in Textform,
- eine Betriebsvereinbarung, die die Übermittlung regelt, oder
- die Erforderlichkeit aus einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung.
Checkliste: Vor dem Antrag geklärt?
- Steuerberatung eingebunden, Versteuerung festgelegt
- Alle Sachbezüge je Person erfasst, Freigrenze geprüft
- Zahlweise und Hauptfälligkeit passend zur Versteuerung gewählt
- Bei Pauschalierung: Antrag und Anrufungsauskunft gestellt
- Lohnbuchhaltung über Dokumentation und Stichtage informiert
- Personenkreis sachlich abgegrenzt und dokumentiert
- Arbeitsrechtliche Regelung entworfen und rechtlich geprüft
- „Nur Versicherungsschutz, keine Auszahlung“ ausdrücklich geregelt
- Entgeltfreie Zeiten und Beendigung geregelt
- Rechtsgrundlage für die Datenweitergabe steht
- Beschäftigte über Datenverarbeitung und Versteuerung informiert
- Betriebsrat beteiligt, sofern vorhanden
Hinweis: Diese Seite gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Steuerliche und rechtliche Fragen dürfen nur die dafür befugten Berufsgruppen beantworten – etwa Steuerberaterinnen und Steuerberater oder Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte. Bitte klären Sie Ihre Gestaltung mit ihnen ab. Stand: Oktober 2026. Irrtümer und Tippfehler möglich. Es gelten ausschließlich die Bedingungen des Versicherers.
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Ingrida Sander · Versicherungsmaklerin · bKV-Experten 24
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